Hverjir geta fengið aðgang að trúnaðargögnum Hagstofunnar til vísindarannsókna?
Hagstofunni er heimilt samkvæmt lögum sem um hana gilda að veita rannsóknaraðilum aðgang að gögnum eða afhenda gögn úr gagnasafni með upplýsingum um einstaklinga eða fyrirtæki.

Hverjir geta ekki fengið aðgang að trúnaðargögnum Hagstofunnar?
Hagstofunni er ekki heimilt að afhenda trúnaðargögn í öðrum tilgangi en vísindalegum. Hagstofan afhendir ekki trúnaðargögn til þeirra sem hyggjast nota upplýsingarnar í markaðsskyni eða fyrir eftirlitsstarfsemi (hvorki opinbert eftirlit né eftirlit einkaaðila). Slíkum beiðnum er vísað til þess aðila eða stjórnvalds sem ber ábyrgð á viðkomandi skrá eða gögnum (t.d. tollskrá, staðgreiðsluskrá og skattaskrá).

Hvaða gögn er hægt að sækja um aðgang að?
Upplýsingar um einstaklinga þar sem búið er að afmá auðkenni. Ákvæði persónuverndarlaga nr. 77/2000 þar að lútandi gilda þegar óskað er slíkra gagna. Hagstofa Íslands leggur að auki sjálfstætt mat á gagnabeiðnir sem henni berast.
Upplýsingar um fyrirtæki og stofnanir þar sem búið er að afmá auðkenni. Hagstofunni er þó ekki heimilt að afhenda almennar upplýsingar um fyrirtæki og stofnanir sem teljast vera opinberar upplýsingar. Dæmi: Nafn, kennitala, heimilisfang, póstfang og atvinnugreinanúmer fyrirtækis.

Formleg afgreiðsla umsóknar
Umsóknir um gögn til vísindarannsókna og fylgigögn er styðja við umsóknina eru metin á grundvelli lagaákvæða. Sama á við um gögn er varða lögaðila (fyrirtæki og stofnanir) og einstaklinga.
Umsækjendur eru beðnir um að senda sem fyllstar upplýsingar með umsókninni til að flýta fyrir afgreiðslu mála. Í einhverjum tilvikum getur umsóknarferlið hafist utan Hagstofu, t.d. með tilkynningu um rannsókn til Persónuverndar eða Vísindasiðanefndar. Umsækjendum er ráðlagt að kynna sér vel leiðbeiningar fyrir umsækjendur áður en þeir senda Hagstofunni formlega umsókn um gögn til vísindarannsókna.
 
Lagaákvæði um aðgengi að trúnaðargögnum til vísindarannsókna
 
  • Mikilvægustu lagaákvæði sem Hagstofa Íslands framfylgir um aðgengi að trúnaðargögnum í hennar umsjá eru sett fram í fyrstu málsgrein 13. greinar laga nr. 163/2007 um Hagstofu Íslands og opinbera hagskýrslugerð: „Hagstofan skal stuðla að því að gögn hennar nýtist til tölfræðilegra vísindarannsókna. Í því skyni er henni heimilt að veita viðurkenndum eða trúverðugum rannsóknaraðilum aðgang að gögnum eða afhenda gögn úr gagnasafni með almennum upplýsingum um einstaklinga eða fyrirtæki. Afhending eða hagnýting slíkra gagna skal háð þeim skilyrðum að auðkenni einstaklinga eða fyrirtækja hafi verið afmáð eða dulin og ráðstafanir verið gerðar eftir því sem unnt er til þess að upplýsingar verði ekki raktar til þekkjanlegra einstaklinga eða lögaðila.“
  • Reglur um meðferð trúnaðargagna. Þessar reglur eru almenns eðlis og taka til fjölmargra þátta sem varða störf hagskýrslugerðarfólks.
  • Grundvallarreglur um opinbera hagskýrslugerð í ríkjum Sameinuðu þjóðanna [sbr. 6. gr.: „Upplýsingar um einstaka aðila sem hagskýrslustofnun safnar til tölfræðilegrar úrvinnslu, hvort sem um er að ræða einstaklinga eða lögaðila, skulu vera algert trúnaðarmál og notaðar eingöngu til hagskýrslugerðar.“].
  • Verklagsreglur í evrópskri hagskýrslugerð (sbr. auglýsingu í B-deild Stjórnartíðinda nr. 578/2005) [sbr. 5. meginregla ESB um Trúnaðarkvaðir við hagskýrslugerð: „Fyllilega sé tryggt að friðhelgi gagnaveitenda (heimila, fyrirtækja, stjórnvalda og annarra svarenda) sé virt, að farið sé með upplýsingar sem þeir veita sem trúnaðarmál og þær eingöngu notaðar til hagskýrslugerðar.“].
  • Lög nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga (sjá nánar í leiðbeiningum fyrir umsækjendur).