Endurskoðun og stefnumarkmið

Hagtölur eru endurskoðaðar þegar Hagstofa Íslands breytir áður birtri niðurstöðu með viðurkenndu verklagi og nær stefnan til allrar opinberrar tölfræði sem hún birtir. Markmiðið með stefnunni er fyrst og fremst að gera notendum ljóst hvenær, hvernig og hvers vegna niðurstöðum sem áður hafa verið birtar er breytt. Notendur geta bæði verið framleiðendur hagtalna eða aðrir sem nota hagtölur að öllu jöfnu. Stefnan gildir almennt fyrir endurskoðun á niðurstöðum hjá Hagstofunni en reglur um endurskoðun fyrir einstök verkefni er að finna í lýsigögnum og verklagsreglum fyrir þau.

Reglur um endurskoðun hagtalna

Sameiginlegar almennar reglur og aðferðir í evrópska hagskýrslusamstarfinu:

I. Meginreglur um evrópska hagskýrslugerð (skammstafað CoP), þar segir:

• Endurskoðun á niðurstöðum fylgir viðurkenndu, traustu og gagnsæju verklagi (liður 8.6).
• Villur sem finnast í útgefnum skýrslum eru leiðréttar og leiðréttingarnar birtar svo skjótt sem auðið er (liður 6.3).
• Tilkynnt er fyrirfram um meiriháttar endurskoðun hagskýrslna og breytingar á aðferðum (liður 6.6).
• Endurskoðaðar hagtölur sæta reglubundinni greiningu til að bæta aðferðir í hagskýrslugerð (liður 12.3).

II. Quality Assurance Framework of the European Statistical System (QAF), þar er að finna ítarlegri leiðbeiningar um endurskoðun hagtalna.

III. ESS guidelines on revision policy for PEEI’s, þar sem gildandi meginreglum um endurskoðun hagtalna er lýst nánar.

Ástæður þess að hagtölur eru endurskoðaðar

Hagtölur eru fyrst og fremst endurskoðaðar þegar ný og betri gögn verða tiltæk. Hefð er fyrir reglubundinni endurskoðun í hagskýrslugerð, til dæmis í þjóðhagsreikningum. Bráðabirgðatölur eru gefnar út áður en endanlegar niðurstöður eru birtar samkvæmt fyrirfram ákveðinni birtingaráætlun til þess að mæta kröfum notenda um tímanleika upplýsinga. Niðurstöður verða áreiðanlegri þegar nýrri gögn líta dagsins ljós og endurskoðaðar tölur eru birtar. Helsti ókostur við tímanlega birtingu er að niðurstöður breytast stundum mjög mikið á milli birtinga sem getur dregið úr trúverðugleika þeirra og framleiðenda þeirra.

Meiriháttar breytingar á aðferðum eða skilgreiningum geta einnig leitt til endurskoðunar á hagtölum. Við þær aðstæður eru breytingarnar skipulagðar og tilkynntar fyrirfram í fréttum eða með öðrum hætti.

Auk þessa getur þurft að gera breytingar á niðurstöðum sem ekki er greint frá fyrirfram. Í slíkum tilvikum er gerð grein fyrir ástæðum endurskoðunar í fréttatilkynningum eða í skýringum við talnaefni eftir því sem við á.

Bráðabirgðatölur og greining á endurskoðuðum niðurstöðum

Koma þarf greinilega fram í töflum og texta við birtingu ef niðurstöður eru til bráðabirgða. Regluleg greining á niðurstöðum er nauðsynleg til að tryggja gæði gagnanna þar sem áhrif breytinga á niðurstöður eru metin og þær settar í samhengi við aðrar hagstærðir. Þegar nýjar niðurstöður eru birtar í stað eldri getur verið þörf á að varðveita og birta upprunalegu niðurstöðurnar til að auðvelda notendum greiningu. Taka skal ákvörðun um varðveislu eldri gagna með greiningu á niðurstöðum í samráði við notendur. Ef breytingar á niðurstöðum eru umfangsmiklar skal greina sérstaklega frá ástæðum þeirra í fréttum.

Endurskoðun hagtalna fer fram með þrennum hætti

I. Regluleg endurskoðun (ráðgerð fyrirfram)

Tvær gæðavíddir eru mikilvægar í opinberri tölfræði, tímanleiki og nákvæmni í niðurstöðum. Í reglulegum birtingum Hagstofunnar er algengt að niðurstöður séu endurskoðaðar enda eru þær oft reistar á bráðabirgðatölum þar sem markmiðið er að gera grein fyrir þeim eins fljótt og unnt er. Nákvæmni eykst venjulega með tímanum þegar nýrri og betri gögn bæði til skemmri og lengri tíma verða tiltæk, til dæmis úr opinberum skrám. Hagstofan gerir grein fyrir því hvort niðurstöður eru til bráðabirgða eða endanlegar og þurfa notendur að túlka bráðabirgðaniðurstöður af varfærni því endanleg niðurstaða er áreiðanlegri en bráðbirgðaniðurstaða.

Á Hagstofunni eru iðulega þróunarverkefni í vinnslu. Til dæmis undirbúningur að nýrri tölfræði sem ekki hefur áður verið birt eða nýting nýrra heimilda við hagskýrslugerðina. Í þeim tilvikum geta niðurstöður breyst tíðar og breytingar náð yfir lengra tímabil en venjulega gildir um reglulega endurskoðun. Gera þarf grein fyrir því hvaða verkefni eru í þróun í verklagsreglum.

Við árstíðaleiðréttingar geta fyrri niðurstöður breyst á milli mælinga án þess að undirliggjandi gögn eða eldri mælingar breytist og gera þarf grein fyrir því hvaða aðferðir eru notaðar við endurskoðun á árstíðaleiðréttum gögnum í verklagsreglum.

II. Meiriháttar endurskoðun (ráðgerð fyrirfram)

Þegar ný alþjóðleg aðferðafræði eða flokkun er tekin í notkun verður oftast að breyta aðferðum og áður birtum tímaröðum. Dæmi um slíkt eru ný atvinnugreinaflokkun eða breytingar á aðferðum við gerð þjóðhagsreikninga og getur þá verið nauðsynlegt að endurskoða flokkun og skilgreiningar. Nýjar gagnalindir eru stundum teknar í notkun og niðurstöðum fyrri ára breytt. Tilkynna þarf sem fyrst í fréttum eða með öðrum hætti fyrirfram um slíka meiriháttar endurskoðun.

III. Leiðréttingar (ekki er gert ráð fyrir þeim fyrirfram)

Hagstofan þarf í einstöku tilvikum að leiðrétta niðurstöður vegna minni- eða meiriháttar villna sem koma fram í grunngögnum eða við úrvinnslu gagna. Áhrif af leiðréttingu á bráðabirgða eða endanlegar niðurstöður og mikilvægi gagnanna fyrir notendur eru mikilvæg atriði sem taka þarf tillit til þegar leiðréttingar eru ákveðnar. Greina þarf frá leiðréttingum eins fljótt og þörf er á og geta slíkar leiðréttingar eða atvik einnig fallið undir stefnu Hagstofu Íslands um upplýsingaöryggi.

Stefna um endurskoðun hagtalna fyrir einstök verkefni

Lýsa þarf stefnu um endurskoðun fyrir hvert verkefni í verklagsreglum Hagstofunnar.

Gæta þarf að samræmi í stefnu um endurskoðun milli einstakra verkefna ef unnt er, sérstaklega ef um tengd verkefni er að ræða.

Í lýsigögnum og verklagreglum um endurskoðun þarf að koma fram:

• Tíðni og tími.
• Ástæður, umfang og tímabil.
• Greining á breytingum þegar við á.

Stefna Hagstofu Íslands um endurskoðun hagtalna

Almennar reglur um endurskoðun eru til staðar

Almennar leiðbeiningar og reglur um endurskoðun eru til staðar og þörf á varðveislu eldri gagna skal metin í samráði við notendur.

Greint frá endurskoðun fyrirfram

Á vef Hagstofunnar skal fyrirfram gerð grein fyrir áformaðri endurskoðun (í birtingaráætlun, með sérstakri frétt eða í Hagtíðindum). Greint er frá því hvenær þær verða og af hvaða ástæðum þannig að notendur viti hvað er í pípunum. Greinilega þarf að koma fram ef um bráðabirgðaniðurstöður er að ræða og sagt frá hvort, hvenær eða hvernig eldri gögnum verður breytt.

Reglur um endurskoðun fyrir einstök verkefni tiltækar

Í lýsigögnum og verklagsreglum Hagstofunnar er gerð grein fyrir því hvernig endurskoðun einstakra hagtalna fer fram. Greina skal frá því ef umfangsmiklar leiðréttingar hafa verið gerðar til að auðvelda notendum að greina niðurstöður.

Endurskoðun samhæfð milli verkefna

Leitast er við af fremsta megni að samhæfa endurskoðun milli verkefna til að auka notagildi hennar.

Aðferðafræðibreytingar kynntar sem fyrst

Þegar fyrirhugaðar eru breytingar á aðferðum á að veita notendum eins fljótt og auðið er upplýsingar um þær og þörfina á þeim. Birta á endurskoðaðar niðurstöður með skýringum, sem eru aðgengilegar öllum, þar sem áhrif af breytingum á aðferðum eru útskýrðar.

Greining á endurskoðuðum niðurstöðum

Greina þarf áhrif af endurskoðun á niðurstöður reglulega til að bæta hagskýrslugerðina.

Áhrif leiðréttinga metin

Þegar leiðrétta þarf niðurstöður á að meta eins fljótt og þörf er á áhrif þeirra og í því sambandi huga að mikilvægi gagnanna fyrir notendur. Kynna á nauðsynlegar leiðréttingar á greinargóðan hátt og greina frá ástæðum þeirra, en gæta jafnframt að þagnarskyldu.

Reykjavík 27. apríl 2016